Ve srovnání s konkurencí je Google ke svým neplatícím uživatelům relativně vstřícný. Donedávna velkoryse neomezený limit pro Gmail, Google Disk a Fotky Google se dal považovat za vysoko nad průměrem běžného standardu typického pro jiné poskytovatele podobných služeb. Jelikož populární bezplatné účty Google s více než miliardou uživatelů jsou dostupné již dlouho a mnoho lidí má svůj Google účet otevřeno i více než 10 let, objem skladovaných dat se přirozeně hromadí.
Od 1. června 2021 se proto Google rozhodl datový prostor omezit na 15 GB (zdarma) na uživatele. Stále je to poměrně mnoho a v případě, že používáte pouze Gmail pro osobní komunikaci, překročení limitu vám zřejmě nehrozí. Pokud jste zvyklí ukládat si objemné soubory na Disk, případně využívat účet Google jako archiv digitálních fotografií, pak se brzy můžete ocitnout v alarmující situaci, kdy se začnete přibližovat této již pevně stanovené kvótě. Snad nejproblematičtější věc, která vám při dosažení limitu 15 GB hrozí, je, že vám přestanou do mailboxu přicházet nové emaily. Nezůstanou však „viset“ v jakémsi pomyslné virtuální řadě, vyčkávajíce kdy pro ně uvolníte dostatek místa, ale vrátí se jako nedoručené (ve formě notifikace) odesílatelům.
Také budete-li potřebovat urgentně uložit na Googlu Disku nový dokument, budete se muset nejprve rozhodnout, který ještě předtím vymažete, abyste získali místo, což dokáže být za určitých okolností zbytečně stresující situace.
Jak se tedy podobným obtížím vyhnout? Tady jsou naše rady.
1. Vymažte staré a objemné emaily
Přirozeně, prvním způsobem, jak snížit objem dat v rámci vašeho Google účtu, je vymazat obsah, který již skladovat nepotřebujete. A nejlepší je začít emaily s nejobjemnějšími přílohami. Jak je však mezi tisíci dalšími co nejefektivněji identifikovat? Otevřete Gmail a do vyhledávacího řádku napište následující:
has:attachment larger:10M
Jedná se o bližší specifikaci (filtr) vyhledávání, díky kterému se vám zobrazí pouze emaily o velikosti přílohy nad 10 MB. Toto číslo můžete podle potřeby upravit. Následné vymazání nepotřebných emailů s velkými přílohami vám rychle uvolní relativně hodně paměti. Podobnou funkci plní i filtr: size:10M, který vyhledá emaily o celkové velikosti 10 MB a více. Filtr older_than:5y zase zobrazí jen zprávy starší 5 let a také hodnotu tohoto parametru můžete libovolně měnit. Formulka filename:pdf najde pouze emaily s PDF dokumenty v příloze. Ještě jedna podstatná informace: vymazáním ze složky se emaily pouze přesunou do koše, odkud budou automaticky navždy vymazány až za 30 dní. Pokud potřebujte uvolnit místo okamžitě, musíte ještě vyprázdnit obsah koše.
2. Vymažte nepotřebné emaily
Co se s časem zvykne hromadit jsou i notifikační emaily informující vás o tom, že jste provedli nějakou aktivitu – přihlášení do účtu (a nemusí to být jen Google) z jiné IP adresy než obyčejně, obnovení hesla, provedení transakce a podobně (v Gmailu podobné notifikace zpravidla najdete pod kartou Automatické). Jiné, také méně podstatné emailové notifikace vás pravidelně informují o dění na sociálních sítích (karta Sítě). Potom jsou zde čistě reklamní emaily (karta Reklamy) a pravidelné newslettery (karta Automatické). Žádné z těchto emailů nejsou objemné, ale může jich být příliš mnoho. Zatímco hromadně vymazat některé z těchto skupin (např. reklamy) může být efektivní cestou k uvolnění místa, u jiných skupin je to riskantnější, neboť mohou obsahovat důležité informace, na které jste zapomněli, ale později se vám mohou opět hodit. Proto je například na kartě Automatické lepší nejprve emaily vyfiltrovat podle jména odesílatele, o kterém víte, že vám určitě neposílá nic podstatného. Podobně můžete filtrovat i podle předmětu zprávy. Nejrychlejší metodou vymazání emailů je jejich hromadné označení a přesun do koše. Po aplikaci žádaných filtrů klikněte na malé okénko (tickbox), čímž označíte všechny emaily na dané straně výsledků vyhledávání, tedy maximální počet 100. V zápětí se však v horní části uprostřed objeví i link umožňující označení úplně všech výsledků vyhledávání (tedy i na zbylých stranách). Přesun do koše provedete kliknutím příslušné ikonky (odpadkový koš).
3. Odhlaste se z odběrů
Pohodlnější a méně stresující než z Gmailu na poslední chvíli vymazávat emaily je zavést preventivní opatření, aby se tak rychle nezaplňoval. Jednou z možností je odhlásit se z odběru pravidelných emailů, které nečtete. Přímý odkaz na stránku s možností managementu preferencí bývá zpravidla součástí většiny automaticky odesílaných emailů. Najdete ho obyčejně ve spodní části pod hlavním obsahem jako hyperlink „Unsubscribe“, „Update your email preferences“ a podobně.
4. Uvolnění místa na Google Disk (Google Drive)
Velké soubory nejsou pravděpodobně jen v přílohách emailů, ale také ve vašem osobním cloudovém úložišti poskytovaném službou Google Disk. Jednoduše si můžete prohlédnout také seznam všech souborů seřazených od největšího po nejmenší. Na vás zůstává rozhodnutí, které soubory v cloudu ponecháte, které vymažete (i zde platí, že pro okamžité vymazání musíte vyprázdnit ještě koš) a které stáhnete do lokálního úložiště. Na stejné stránce ve střední části panelu vlevo uvidíte také graficky znázorněnou informaci o stavu paměti vašeho úložiště.
Efektivní zprávy Google Disku se týkají i následující dva tipy:
pokud možno, soubory skladujte v nativních formátech Google (Docs, Sheets, Slides, atd.), pro které je ukládání na cloudu společnosti optimalizováno,
nepřidávejte si na váš disk kopie souborů, které s vámi sdílí někdo jiný.
5. Fotky Google (Google Photos)
Třetí z aplikací s největším rizikem rychlého zaplňování povolené kvóty 15 GB slouží ke skladování digitálních fotografií. Přehled využitého prostoru činí Google jednodušším díky jednoduchému managementu úložiště, který vám nabízí detailní přehled o tom, které fotky a videa jsou nejobjemnější, jakož i odhad, za jak dlouho se váš zbývající volný prostor zaplní. K protřídění vaší kolekce je to z tohoto místa už jen krok.
6. Alternativy
V první řadě, počet Google účtů na osobu není omezen a nový si vytvoříte velmi jednoduše. Jeho limit bude také 15 GB paměti, takže tato přímočará cesta bude jistě pro mnohé nejlákavější.
Druhou možností je automatické přesměrování emailů do jiného mailboxu, ať už je to Gmail nebo emailový servis od jiného poskytovatele. Ovládání a příslušné změny nastavení potřebné pro automatické přeposílání naleznete v Gmailu pod Nastavení > Přeposílání a POP/IMAP.
Pochopitelně Google není jedinou možností pro emailové, ani „cloud storage“ služby. Změna poskytovatele však vyžaduje rozsáhlejší průzkum trhu a podrobnější plánování migrace.
7. Přikoupení úložného prostoru
Limit 15 GB se vztahuje pouze na bezplatnou verzi Google účtu. Placené varianty nabízejí více místa i možností, jak si nakonfigurovat váš plán spotřeby. Prozkoumat je můžete po kliknutí na:
Ikonka účtu (iniciála vašeho prvního jména v kruhu s barevným pozadím) > Spravovat účet Google > Spravovat úložiště > Získat více prostoru > Vyberte jednu z možností.
